Demandé, alloué, préparé : trois états à séparer
Les marchés du vendredi, au gras comme de plein vent, sont décrits sur le site de la mairie. Séparez quantités demandées, quantités allouées et commandes préparées. Le responsable doit pouvoir expliquer pourquoi une quantité a été réduite, et conserver la réponse acceptée par l’acheteur avant de préparer le panier.
Concrètement, une commande de dix pièces peut devenir sept après vérification du stock. Le client doit le savoir, accepter ou refuser, et vous devez garder la trace de sa réponse.
Le fil rouge est un vendeur de produits alimentaires, un cas d’école sans rapport avec un client de FLY LAB. Le registre des entreprises fait état d’établissements de restauration traditionnelle actifs localement, proches de ce métier.
L’inventaire de vos semaines
Notez, du lundi au vendredi, les tâches que vous répétez : recopier des commandes de messages dans un cahier, compter les stocks, appeler un client pour une rupture, préparer les sacs, vérifier les paiements.
Chronométrez les plus lourdes pendant deux semaines. Vous découvrirez peut-être que le plus long n’est pas la préparation, mais la remise en ordre des messages du jeudi.
Demandez aussi à la personne qui vous aide ce qu’elle trouve pénible. Elle voit souvent des tâches que vous ne remarquez plus.
Vos données, déjà là
Un tableur de prix, un carnet de commandes, des messages enregistrés, des photos de produits : listez-les, avec la date de leur dernière mise à jour. Le logiciel doit les reprendre, pas vous obliger à tout retaper.
Repérez les doublons : le même client écrit dans trois endroits sous trois orthographes. Un bon outil fusionne sans effacer l’historique.
Ce que fait un outil sur mesure
Il peut afficher pour chaque produit la quantité demandée, ce qu’il vous reste, et ce que vous proposez à chaque client si le stock manque. Il garde la réponse du client avant que vous prépariez le panier.
Il peut aussi limiter ce que voit chaque personne : l’aide du vendredi lit la liste de retrait, sans accéder aux téléphones de tous les clients. Comptez dès 200 € par mois pour un logiciel personnalisé, sur devis.
Autre usage : un message type pour chaque situation (rupture, report, retrait possible), prêt à envoyer en un geste, avec votre ton et vos mots.
Commencer par une feuille de retrait
Le premier écran utile est souvent la liste de retrait du vendredi : client, produits, quantités, statut. Utilisez-la trois semaines, puis ajoutez la gestion du stock.
Un logiciel qui tente de tout faire dès le début ne sera jamais terminé. Un écran qui sert tout de suite se garde.
Gardez toujours le papier à côté pendant les premières semaines. Si l’écran tombe en panne un vendredi, vous continuez à servir.
Qui garde quoi
Vos données doivent rester exportables, le code remis ou accessible, les accès nominatifs et la suppression des anciennes commandes prévue. Demandez-le dans le contrat, avant le début des travaux.
Demandez enfin comment sont gérées les modifications après la livraison : qui les fait, à quel tarif, en combien de temps. Le contrat doit le dire clairement, sans clause cachée.
Vingt kilomètres environ séparent Seissan d’Auch. Paul répond lui-même et chiffre sur devis, après avoir vu avec vous comment se passe un vendredi.
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Questions fréquentes
Un tableur ne suffit-il pas pour suivre mes commandes ?
Souvent oui, au début. Un outil sur mesure aide quand les commandes se multiplient ou que plusieurs personnes y accèdent.
Que faire si je manque d’un produit pour une commande ?
Prévoyez trois statuts : demandé, proposé, accepté. Le client voit ce que vous lui proposez avant que vous prépariez la commande.
Faut-il tout informatiser dès le départ ?
Non. Commencez par la tâche qui vous coûte le plus, comme la liste de retrait, et ajoutez le reste ensuite.